新乐市杜固镇人民政府

行政执法案卷归档管理制度

第一条 为加强和规范行政执法案卷管理，有效保护和利用行政执法案卷，根据《安全生产监管档案管理规定》规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条 行政执法案卷实行统一管理的原则，由局法规科统一管理，不得分散在执法处室和个人手中。

第三条 归档案卷纸质文件材料应齐全完整，字迹清晰，签认手续完备；录音、录像文件（包括数字文件）、电子文件应按要求确保内容真实可靠、长期可读，随案卷归档保存。

第四条 案卷归档时，交接双方应按照归档案卷移交目录对全部材料进行清点、核对，对需要说明的事项应编写归档说明。移交清册一式二份，双方责任人签字后各保留一份。

对于涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的案卷，办案人员在移交时，应当向档案管理人员说明，进行标记并专柜保存。档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得违反规定向他人提供案卷或者扩大利用范围，不得向他人泄漏案卷的内容。

第五条 案卷的借阅必须严格执行审批程序，履行审批手续。厅内部处室因工作需要查阅、摘录或复制案卷材料的，报主管负责人审批同意，并在档案室和管理人员监督下进行，禁止私自复印拍照。其他单位及个人原则上不外借，因检查、考核等特殊情况需要借阅、复制案卷材料的，应当出示公函、工作证、居民身份证等有效证明，并经厅主要领导审批同意，原件一律不外借，只提供查阅和复印件。

第六条 案卷档案借阅时应在档案管理人员全程监督下进行，借阅期间借阅人或单位对案卷进行破坏、拆页、涂改、增删、污损等行为的，档案管理人员第一时间进行制止，并按规定及时追查处理。

第七条 档案室严禁闲人进入，保持清洁卫生，通风干燥。管理人员要认真履行职责，定期检查档案保存情况，确保完好无损。对于人为造成档案损毁、丢失或泄密的，将依法依规追究相关人员责任。

第八条 案卷档案应按年度分行业、分档、分类或分科室存放，制定相应台账，建立档案柜编号，禁止和其他档案混存。

第九条 档案室应配合相应消防设施，档案管理人员会正确使用相关消防器材，进入档案室严禁携带火种和易燃物品，一经发现严肃处理，构成犯罪的移交司法机关追究相关责任。